Shopify und DATEV: der komplette Leitfaden 2026

Shopify und DATEV sprechen nicht dieselbe Sprache. Eine direkte Verbindung zwischen beiden gibt es nicht. Wer seine Shopify Buchhaltung sauber zum Steuerberater bringen will, muss sie erst aus Shopify herausholen und in das Format umwandeln, das DATEV versteht. Klingt nach einem Knopfdruck, ist es aber nicht. Denn was Shopify Ihnen anzeigt und was am Ende auf Ihrem Bankkonto landet, sind zwei verschiedene Zahlen.

Dieser Leitfaden gibt den Überblick über die ganze Kette. Jeder Abschnitt bleibt kurz und verlinkt auf die ausführliche Detailseite, wenn Sie tiefer einsteigen wollen.

Die Pipeline in einem Bild

Vom Verkauf bis zur fertigen Buchung durchläuft jeder Umsatz dieselben Stationen:

Bestellung -> Erlös -> Zahlung -> Gebühr -> Auszahlung -> DATEV-Buchung

Bestellung. In Shopify entsteht eine Bestellung mit Datum, Steuersatz und Land. Das ist der Zeitpunkt, an dem der Umsatz steuerlich entsteht.
Erlös. Aus der Bestellung wird der zu buchende Erlös, getrennt nach Steuersatz und Sachverhalt (Inland, EU, Drittland).
Zahlung. Der Kunde zahlt, in v1 über Shopify Payments. Die Zahlung ist eine eigene Station, nicht dasselbe wie der Erlös.
Gebühr. Der Zahlungsanbieter zieht seine Gebühr ab. Sie ist ein eigener Aufwand und gehört separat gebucht.
Auszahlung. Shopify überweist gebündelt aufs Bankkonto, netto und über mehrere Tage und Bestellungen hinweg.
DATEV-Buchung. Erst am Ende werden Erlös, Gebühr und Auszahlung als saubere Buchungssätze in den DATEV-Buchungsstapel geschrieben.

Der Kern des Problems steckt zwischen Erlös und Auszahlung. Shopify Reports rechnen nach dem Verkaufsdatum. Die Auszahlung kommt nach dem Auszahlungsdatum, ist netto (Gebühren und Rückerstattungen sind schon abgezogen) und bündelt mehrere Tage und Bestellungen. Wer nur die Banküberweisung verbucht, macht den Nettoumsatz zu hoch und lässt Rückerstattungen aus der Umsatzsteuer fallen. Wie sich diese Kette im Detail abbildet, steht im Shopify DATEV Export Leitfaden.

Es gibt keine native Shopify-DATEV-Verbindung

Das ist die wichtigste Tatsache vorweg: Eine direkte Schnittstelle zwischen Shopify und DATEV existiert nicht. Wer nach einer Shopify-DATEV-Schnittstelle sucht, sucht in Wahrheit nach einem sauberen Export, denn eine echte Schnittstelle, die beide Systeme direkt verbindet, gibt es nicht. Der Weg führt immer über einen Export im DATEV-Format, den der Steuerberater importiert. Sie haben dabei zwei grundsätzliche Wege.

Mit Werkzeug. Ein Tool liest Bestellungen, Gebühren und Auszahlungen aus und erzeugt einen geprüften Buchungsstapel.
Ohne Werkzeug. Sie bauen die DATEV-Datei selbst aus Shopify Exporten zusammen. Das geht, ist aber fehleranfällig, vor allem bei der Zahlungsabstimmung. Was dabei zu beachten ist, zeigt Shopify DATEV Export ohne Tool.

Wenn Sie prüfen wollen, wie ein sauberer Stapel für Ihren Shop konkret aussieht, gibt es dafür einen kostenlosen Shopify DATEV-Export-Check.

Das Dateiformat: DATEV-Buchungsstapel

Der Steuerberater spielt die Daten als sogenannten Buchungsstapel ein. Das ist einfach eine Datei mit allen Buchungen, die DATEV direkt einlesen kann (in der DATEV-Sprache: Datenkategorie 21). Ganz oben in der Datei steht eine Kopfzeile, die DATEV vorab sagt, was kommt; darunter steht dann Buchung für Buchung.

Drei Dinge sollte man kennen:

Der Umsatz steht brutto in der Datei, mit Komma als Dezimaltrennzeichen und ohne Vorzeichen. Soll oder Haben steht im Soll-/Haben-Kennzeichen, nicht im Vorzeichen.
Bei einem DATEV Automatikkonto (zum Beispiel Erlöse 8400 in SKR03 oder 4400 in SKR04) bleibt der BU-Schlüssel leer. DATEV erkennt den Steuersatz über das Konto. Die konkreten Kontonummern sind dabei einstellbare Vorschlagswerte, nicht fest verdrahtet, und werden vor dem ersten Export bestätigt.
Die Datei wird in Windows-1252 kodiert, mit Semikolon getrennt und Textfeldern in Anführungszeichen.

Entscheidung 1: SKR03 oder SKR04

DATEV hat zwei Standardkontenrahmen. SKR03 ist prozessorientiert aufgebaut, SKR04 orientiert sich am Aufbau der Bilanz. Die Kontonummern unterscheiden sich vollständig, und welcher Kontenrahmen gilt, hängt am Mandanten, also an dem, was in der Buchhaltung Ihres Steuerberaters hinterlegt ist. Ein Export muss daher beide beherrschen und die Konten frei zuordenbar machen. Welche Konten für einen Shopify Shop typischerweise gebraucht werden, steht in SKR03 und SKR04: die Shopify-Konten.

Hinweis: EasyBelege ist eine Software zur Aufbereitung und zum Export von Buchhaltungsdaten und ersetzt keine Steuerberatung. Die Kontenzuordnungen und Steuerschlüssel sind Vorschläge, die Ihr Steuerberater prüft und freigibt.

Entscheidung 2: Zahlungsabstimmung

Hier entscheidet sich, ob die Buchhaltung aufgeht. Jede Bestellung wird als Umsatz gebucht, jede Gebühr als Aufwand und jede Auszahlung als Geldtransit. So bleibt nachvollziehbar, was Umsatz, was Gebühr und was reine Geldbewegung ist, und die gebündelte Bankauszahlung lässt sich gegen die einzelnen Bestellungen abstimmen. In v1 steht die Abstimmung von Shopify Payments im Mittelpunkt. Wie das technisch funktioniert, zeigt Shopify Payments in DATEV verbuchen.

Entscheidung 3: OSS und steuerliche Sonderfälle

An den Sonderfällen scheitert es am häufigsten. Verkaufen Sie an Privatkunden in anderen EU-Ländern, läuft das über das One-Stop-Shop-Verfahren, kurz OSS (§ 18j UStG). Vereinfacht heißt das: Sie melden diese EU-Umsätze gesammelt einmal pro Quartal, und zwar innerhalb eines Monats nach Quartalsende über das Online-Portal des Bundeszentralamts für Steuern. Wichtig ist eine Grenze: Sobald Ihre Netto-Verkäufe in alle EU-Länder zusammen über 10.000 Euro im Jahr liegen (§ 3c Abs. 4 UStG), wird die Steuer des Landes fällig, in das Sie liefern, nicht mehr die deutsche. Diese OSS-Umsätze gehören außerdem nicht in Ihre normale Umsatzsteuer-Voranmeldung, sondern müssen getrennt ausgewiesen werden. Wie OSS sauber in den Stapel kommt, steht in Shopify OSS in DATEV verbuchen.

Weitere Sonderfälle, die ein Export abdecken muss:

B2B in der EU. Innergemeinschaftliche Lieferungen an Unternehmen sind steuerfrei (§ 4 Nr. 1b in Verbindung mit § 6a UStG), wenn die USt-IdNr. des Käufers erfasst und die Zusammenfassende Meldung (§ 18a UStG) abgegeben wird.
Drittland. Ausfuhrlieferungen außerhalb der EU sind steuerfrei (§ 4 Nr. 1a in Verbindung mit § 6 UStG), der Ausfuhrnachweis ist Voraussetzung.
Shopify Gebühren. Sie werden netto aus Irland in Rechnung gestellt und unterliegen dem Reverse-Charge-Verfahren (§ 13b UStG).
Gutscheine. Ein Einzweckgutschein (§ 3 Abs. 14 UStG) wird bei der Ausgabe versteuert, ein Mehrzweckgutschein (§ 3 Abs. 15 UStG) erst bei der Einlösung. Ein Shop mit gemischten Steuersätzen (19 Prozent und 7 Prozent) kann nur Mehrzweckgutscheine ausgeben.

GoBD: was rechtlich gilt

Die Buchführung muss den GoBD entsprechen, also nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar sein (die Unveränderbarkeit fußt auf § 146 Abs. 4 AO und § 239 Abs. 3 HGB). Dazu gehört eine Verfahrensdokumentation, die den gesamten Ablauf beschreibt, einschließlich des Werkzeugs, mit dem exportiert wird.

Aufbewahrungsfristen: Buchungsbelege 8 Jahre, Bücher und Abschlüsse 10 Jahre, Handelsbriefe 6 Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO). Die Verkürzung der Belegfrist von 10 auf 8 Jahre kam mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz und gilt seit dem 1. Januar 2025.

Ein Hinweis zu Werbeversprechen: Ein “GoBD-Zertifikat” ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Die Finanzverwaltung erteilt für Software keine Zertifizierung und keine Positivtestate. Solche Siegel sind Marketing, kein Muss.

Typische Importfehler

Selbst eine korrekte Datei kann beim Import scheitern. Die drei häufigsten Stolpersteine: ungewollte Festschreibung (steht der Wert auf 1, wird der ganze Stapel festgeschrieben und lässt sich nicht mehr korrigieren), das Öffnen der CSV in Excel (zerstört führende Nullen in Kontonummern und interpretiert Datumsfelder um) sowie eine falsche Sachkontenlänge oder ein falscher Zeitraum im Header. Mehr dazu in DATEV-Importfehler bei Shopify.

Was kostet das?

Die dedizierten Shopify-DATEV-Tools rechnen fast alle nach Bestell- oder Transaktionsmenge ab und zeigen die Preise auf dem Shopify App Store in US-Dollar. Pathway, der Marktführer, startet laut Vendor-Preisliste bei 29,99 Euro netto für bis zu 99 Bestellungen und nennt eine Einrichtungsgebühr von rund 99 Euro (Stand Juni 2026, Preise bitte aktuell prüfen). EasyBelege setzt dagegen auf einen transparenten Festpreis in Euro (29 Euro pro Monat, plus einen Gratis-Tarif bis 30 Bestellungen) ohne Einrichtungsgebühr. Den vollständigen Vergleich und die Staffeln finden Sie in Shopify DATEV Kosten im Vergleich sowie in der Pathway-Alternative 2026.

Wie EasyBelege das übernimmt

EasyBelege liest Ihre Shopify Bestellungen, Steuern, Rückerstattungen, Gebühren und Shopify-Payments-Auszahlungen direkt aus und erzeugt daraus einen auf Format und Plausibilität geprüften DATEV-Buchungsstapel. Auszahlungen werden Bestellung für Bestellung abgestimmt, sodass der Stapel aufgeht. Die Kontenzuordnung (SKR03 oder SKR04) ist frei einstellbar, Ihr Steuerberater bestätigt sie einmalig. Es gibt einen Gratis-Tarif und einen einzigen Festpreis in Euro, unabhängig vom Bestellvolumen und ohne Einrichtungsgebühr.

Am besten sehen Sie es an Ihren eigenen Zahlen: Starten Sie mit dem kostenlosen Shopify DATEV-Export-Check und prüfen Sie, wie ein sauberer Stapel für Ihren Shop aussieht.

Hinweis: EasyBelege ersetzt keine Steuerberatung. Die Kontenzuordnungen und Steuerschlüssel sind Vorschläge, die Ihr Steuerberater prüft und freigibt.